Gérer, informer et sensibiliser les bénévoles
Les bénévoles amènent des compétences et une force de travail indispensables à la bonne réussite d'une manifestation. Ils sont le visage de la manifestation auprès du public, des sportifs, des artistes et des sponsors.
Pour les manifesations répétitives, les fidéliser est un enjeu important. De plus, ce sont les personnes qui donneront vie à la politique du développement durable définie. Ils relayent les messages développement durable sélectionnés. Pour toutes ces raisons, la relation avec les bénévoles doit être soignée.
Pré-requis:
1 fiche
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Établir des cahiers des charges pour les différentes tâches effectuées par les bénévoles et les leur transmettre
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Éventuellement faire signer un contrat aux bénévoles (notamment à ceux affectés à des postes clés)
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Déterminer les contre-prestations à fournir aux bénévoles en fonction de leur cahier des charges : défraiement, repas offerts, accès à des zones spéciales, etc.
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Dans la communication, remercier les bénévoles et citer leurs apports
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Présenter aux bénévoles les objectifs et actions retenues en matière de développement durable et les raisons de ces choix
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Mettre en évidence le rôle des bénévoles dans l’atteinte des objectifs
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Adapter si nécessaire la charte définie pour les parties prenantes internes et demander aux bénévoles de s’y conformer
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Préparer un document de synthèse (mémo) court et accessible avec les mesures principales du plan d’actions développement durable
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Cibler quelques actions que les bénévoles pourront réaliser eux-mêmes
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En cas de tenue vestimentaire unique pour les bénévoles ou de cadeaux de remerciements offerts, privilégiez des achats en adéquation avec les valeurs de la manifestation
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Encadrer les bénévoles tout au long de la manifestation et suivre leur travail
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Mentionner les actions en faveur du développement durable lors de toutes les séances de coordination avec les bénévoles
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Les informer spécifiquement sur : l’état d’avancement/de réalisation des actions, leur participation au succès de ces actions et l’importance de leur exemplarité pendant la manifestation
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Dans la communication, remercier les bénévoles et citer leurs apports
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Délivrer une attestation aux bénévoles avec une brève description des tâches effectuées (voir cahier des charges)
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Faire remplir un questionnaire de satisfaction aux bénévoles et analyser les résultats pour identifer les pistes de progression dans la gestion des bénévoles pour une prochaine édition
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Organiser une séance de clôture avec présentation du bilan de la démarche développement durable
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Présenter de manière transparente les succès et les points à améliorer
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Valoriser le rôle des bénévoles (par exemple en montrant comment leur engagement a contribué à la réalisation des objectifs)
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Remercier les bénévoles (par exemple organiser un repas)
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Dans la communication, remercier les bénévoles et citer leurs apports